Jira : Comment configurer un système de suivi des bugs

Les développeurs utilisent l’outil pour localiser, suivre et enregistrer facilement les bogues dans le logiciel. En fait, cette fonctionnalité est un composant essentiel de la solution de gestion de projet de Jira, ce qui en fait le choix incontournable des équipes de développement logiciel. Étant donné que tous les problèmes sont disponibles dans une seule vue, les équipes peuvent facilement décider du niveau de priorité de chaque bogue signalé.

Dans ce guide, nous explorerons tout ce que vous devez savoir sur la configuration d’un système de suivi des bogues à l’aide de Jira. Creusons tout de suite.

Étape 1 – Sélectionnez votre processus de suivi des bogues

La première chose à décider est de savoir où vont vos bogues et problèmes.

Vous avez deux options ici: Vous pouvez le faire par projet, ou vous pouvez avoir un seul grand projet pour recueillir tous vos commentaires à la fois. Continuez à lire pendant que nous discutons de ces deux méthodes plus en détail ci-dessous.

Méthode n ° 1: Avoir un projet dédié de suivi des bogues

C’est le moyen le plus simple de faire des rapports de bogues, avec une équipe de journalistes prenant l’entière responsabilité du projet. Par souci de clarté, vous devriez nommer ce projet quelque chose d’évident comme «projet de suivi de bogues».

Voici un exemple de ce à quoi un flux de travail pourrait ressembler avec quelques étapes faciles à suivre:

1. Faire
2. Attribué
3. Horaire
4. En cours
5. Fait

Comme vous pouvez le voir, chacune des étapes ci-dessus est clairement définie. Cela permet aux membres de l’équipe impliqués de hiérarchiser plus facilement les tâches à mesure qu’elles apparaissent.

L’autre avantage d’avoir un projet dédié de suivi des bogues est le backlog organisé. De cette façon, les développeurs sauront où aller lorsqu’ils auront plus de temps entre leurs mains et pourront traiter un problème moins urgent.

Le seul inconvénient de cette méthode est qu’un PM doit entrer et diviser toutes les questions.

Néanmoins, si vous voulez un système qui donne aux membres de l’équipe une vue claire de ce qui doit être fait, la mise en place d’un projet dédié de suivi des bogues serait votre meilleur pari.

Méthode n ° 2: avoir un type de problème dédié

Tous les types de problèmes et leurs champs personnalisés selon cette méthode ne peuvent fonctionner que si tout le monde en partage la même compréhension. Précisément pourquoi vous ne devriez appliquer cette règle que lorsque vous êtes sûr que tout le monde est (et veut être) sur la même longueur d’onde.

Comme vous l’avez peut-être deviné, cette méthode est la meilleure pour les entreprises qui ont des testeurs internes, car il est beaucoup plus facile de mettre tout le monde sur la même page.

Vous pouvez opter pour les types de problèmes personnalisés suivants pour la création de rapports afin d’éviter les retards:

• Bogue
• Commentaires sur la conception
• Commentaires / idées générales

Vous pouvez également utiliser les champs personnalisés que Jira autorise pour suivre les bogues. De plus, vous trouverez plusieurs outils dans lesquels chaque champ personnalisé et chaque type de problème ont leurs propres formulaires de soumission, qui vous donneront accès à toutes les informations que vous souhaitez.

Quel que soit votre choix, essayez simplement de configurer vos problèmes de manière à rendre votre flux de travail aussi efficace que possible.

Étape 2 – Définissez votre flux de rapport de bogue en fonction de vos rapporteurs

Avant de définir votre flux de rapport de bogue, vous devez considérer les personnes qui feront le rapport proprement dit. Vous pouvez mettre les développeurs à l’arrière pour le moment, car la plupart du temps, ils ont les mêmes exigences.

Il existe deux types de journalistes: ceux qui ont accès à vos projets Jira et les autres qui n’en ont pas. Nous décoderons ces deux catégories de journalistes plus en détail ci-dessous.

Personnes ayant accès à vos projets Jira (utilisateurs Jira)

Si votre équipe de reporting comprend des utilisateurs Jira qui connaissent déjà le fonctionnement du logiciel et quels sont les types de problèmes, vous pouvez leur demander de signaler directement le projet Jira approprié. Le seul hic? Signaler des problèmes et des bogues dans Jira peut prendre énormément de temps.

Dans ce scénario, un flux de rapport de bogue régulier ressemblerait à ceci:

1. Repérer un bug
2. Prendre une capture d’écran
3. Aller à Photoshop, Figma ou un logiciel d’imagerie similaire pour extraire la capture d’écran
4. Annoter la capture d’écran
5. Coller la capture d’écran annotée dans un nouveau numéro Jira, en prenant soin de l’ajouter dans le bon projet
6. Attribuer le problème à la bonne personne, ajouter les libellés, etc.
7. Taper de longues explications concernant le bogue
8. Ajout manuel d’informations techniques
9. L’enregistrer et l’envoyer aux développeurs

Alternativement, vous pouvez utiliser un outil de rapport de bogues pour simplifier la configuration du projet dans lequel vous voulez que les bogues se rendent, capturez et annotez sur place et transmettez-le à votre équipe de développement avec toutes les techniques automatiquement attachées. C’est certainement plus simple et plus rapide que le flux de rapport de bogue traditionnel.

Personnes n’ayant pas accès à vos projets Jira (utilisateurs non Jira)

Si votre équipe de journalistes n’a pas accès à Jira, vous pouvez choisir entre deux options:

• Vous pouvez demander des e-mails détaillés, qui seront ensuite traduits en demandes Jira par un membre de l’équipe
• Vous pouvez utiliser un outil de rapport de bogue doté d’une option Invité

Bien sûr, vous devrez peut-être donner une formation supplémentaire aux journalistes si vous décidez d’utiliser l’outil de rapport de bogues. Mais même dans ce cas, le processus global sera beaucoup plus rapide que la traduction manuelle des e-mails en problèmes Jira.

Étape 3 – Configurer un système pour hiérarchiser efficacement les bogues

Dans un monde parfait, tous les journalistes pourront travailler avec des bogues en fonction des niveaux de gravité. Malheureusement, nous ne vivons pas dans un monde parfait et la hiérarchisation des bogues est l’un des problèmes les plus courants auxquels les journalistes sont confrontés.

De plus, chaque membre de l’équipe doit s’entendre sur les niveaux de gravité et les étiquettes de bogue. Par exemple, une tâche qui pourrait être trop critique pour un concepteur serait un jeu d’enfant pour les développeurs. C’est pourquoi une communication efficace est si cruciale ici.

Chaque membre de l’équipe doit prendre une décision mutuelle pour éviter les malentendus et les lacunes dans les connaissances. En ce qui concerne la définition de la priorité des bogues, il existe un système classique que vous pouvez suivre:

• Plus haut
• Haute
• Moyen
• Faible
• Le plus bas

En raison de ce projet de rapport de bogues explicite et détaillé, il n’est pas nécessaire d’avoir une étiquette pour, par exemple, un «bogue» ou un «élément de conception.» Cependant, vous pouvez toujours étiqueter les problèmes Jira, surtout lorsqu’ils ne sont pas vraiment des bogues .

Par exemple, si vous trouvez qu’il manque une image à la page À propos de moi, ce qui rendra la page Web plus attrayante pour les visiteurs, vous ne pouvez pas classer cela comme un bogue. Au lieu de cela, vous devez le traiter comme un problème, ce qui signifie également qu’il nécessitera un type de problème spécifique.

Savoir à quoi s’attaquer en premier peut faire toute la différence dans la productivité de votre équipe. Après tout, demander à un développeur d’ajouter une image visuelle cruciale sur votre page de tarification est plus important que de corriger une barre latérale légèrement mal placée.

Étape 4 – Faciliter une communication fluide et efficace

Vous avez besoin d’un flux de communication distinct pour comprendre et clarifier tous les problèmes qui peuvent survenir. Et s’il ne fait aucun doute que Jira est incroyablement puissant, ce n’est pas le plus intuitif.

Vous devez être prêt à faire beaucoup de basculement entre les outils pour rassembler toutes les informations lorsque vous utilisez Jira pour signaler des bogues. Vous ne pouvez pas simplement envoyer un problème aux développeurs sans définir et clarifier le problème. Si vous le faites, vous recevrez certainement un message dans lequel ils vous demanderont d’élaborer et de donner plus d’informations sur le problème.

Vous voyez, les développeurs ont besoin d’une base d’informations pour résoudre les bogues en temps opportun. Plus un bogue est compliqué, plus il a besoin d’informations supplémentaires.

Par conséquent, si vous souhaitez réduire la perte de temps et éviter de frustrer les développeurs, vous devez vous assurer que votre rapport de bogue est concis et complet. En règle générale, les développeurs ont besoin des informations suivantes:

• Titre
• Description ou résumé du problème
• Informations du journaliste
• URL source
• Journaux de la console
• Environnement: navigateur, système d’exploitation, niveau de zoom et taille de l’écran
• Preuve visuelle

Même les problèmes les plus parfaits peuvent nécessiter des informations ou des détails supplémentaires. En gardant cela à l’esprit, nous vous recommandons fortement de planifier à l’avance le plan d’action et la manière dont la communication se déroulera pour éviter que quiconque ne soit assis sur des questions.

Étape 5 – Résoudre les bogues et notifier les rapporteurs

Personne n’aime traiter les e-mails ou les appels de suivi impatients. Non seulement cela tue la productivité, mais cela crée également de la frustration chez les deux parties impliquées.

Vous ou vos développeurs devez faire un point pour informer le journaliste après avoir fermé un problème Jira en utilisant le même canal de communication que celui utilisé auparavant. Essentiellement, tout canal qui réduit les éventuelles erreurs de communication et fournit toutes les informations intactes est une victoire.

Le courrier électronique est naturellement le canal de communication le plus populaire, avec raison.

Les gens vérifient toujours les e-mails, vous pouvez donc être sûr qu’ils liront la notification. Plus encore, s’ils ont utilisé le même support pour soumettre leurs problèmes. Si vous souhaitez informer les journalistes par e-mail, vous devez joindre les éléments suivants:

• Le numéro d’émission
• Le titre
• Une capture d’écran du problème avant qu’il ne soit résolu (il y a une tendance commune à oublier les détails du bogue signalé, c’est pourquoi la capture d’écran peut servir de bon rappel)

Cela sera particulièrement utile si vos journalistes ne sont pas des utilisateurs de Jira et n’ont pas accès à vos projets.

Encore une fois, vous pouvez utiliser un outil de rapport de bogue avec synchronisation automatique de l’état si le courrier électronique semble trop fastidieux. Chaque fois que vous fermez un problème dans Jira, il se ferme également automatiquement dans l’outil. Tous vos journalistes recevront des notifications par e-mail automatisé ou des mises à jour du portail système.

Problèmes courants lors de la configuration d’un système de suivi des bogues à l’aide de Jira

Jetons un coup d’œil à certains des problèmes les plus courants auxquels vous pouvez être confronté lors de la configuration d’un système de suivi de bogues à l’aide de Jira.

Problème n ° 1: collecte d’informations

Les développeurs ont besoin d’informations détaillées sur un bogue pour le résoudre efficacement et rapidement. Le problème ici est que puisque Jira n’est pas l’outil le plus intuitif, vous devez prendre les choses en main.

Vous devez parcourir tous les outils, analyser les processus et dresser une liste de tous les problèmes avant de les introduire dans Jira, ce qui prend beaucoup de temps. Comme indiqué ci-dessus, vous devrez prendre des captures d’écran, les annoter et taper des explications élaborées afin que le développeur comprenne le problème et puisse commencer à le résoudre.

Problème n ° 2: Interface utilisateur déroutante

Vous pouvez avoir des journalistes qui savent utiliser Jira ainsi que ceux qui ne le font pas. Cependant, quelle que soit leur expertise, les gens trouvent l’interface utilisateur de Jira encombrée et ses outils de filtrage légèrement plus complexes à utiliser.

La raison principale en est que certaines parties du logiciel utilisent toujours une version plus ancienne de leur interface graphique, tandis que d’autres utilisent la version la plus récente. Il est donc nécessaire que tout le monde comprenne le fonctionnement de Jira avant de commencer à signaler et à suivre les bogues.

Problème n ° 3: Hiérarchisation des bogues et problèmes signalés

Les bogues et les problèmes doivent être résolus en fonction de leur gravité. Idéalement, tout le monde devrait être sur la même longueur d’onde en ce qui concerne la hiérarchisation des bogues. Mais puisque chaque individu a sa propre façon de penser, c’est un travail plus facile à dire qu’à faire.

S’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde lors de la configuration d’un flux de travail peut être difficile. Vous pouvez forcer les utilisateurs à avoir le même point de vue lors de la hiérarchisation des problèmes. Ceci, à son tour, peut créer des problèmes et des malentendus entre les membres de l’équipe.